เมื่อ D.E.I.B. นั้นอยู่ในทุกช่วงวงจรของชีวิตพนักงาน บทความในตอนนี้จึงขอลงรายละเอียด ในการส่งเสริม D.E.I.B. ตั้งแต่ขั้นตอนการสรรหาพนักงาน การเตรียมพร้อมพนักงาน การสร้างการมีส่วนร่วม และเรียนรู้และพัฒนา ไปจนถึงวันที่พนักงานลาออก เพื่อเป็นแนวทางให้ HR และผู้นำ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในองค์กรต่อจากนี้
การสรรหาพนักงาน (Recruitment)
ตั้งแต่วิกฤตการณ์ที่ผ่านมา ทำให้ผู้สมัครงานส่วนใหญ่มองหาองค์กรที่จะสามารถตอบสนองความต้องการตามวิถีชีวิตที่เปลี่ยนไปให้ได้มากที่สุด D.E.I.B. จึงถือเป็น ปัจจัยสำคัญที่ผู้สมัครจะนำมาใช้ตัดสินรับข้อเสนอที่เข้ามา ทำให้องค์กรต้องให้ความสำคัญและแสดงให้ผู้สมัครเห็นถึงความจริงจังกับนโยบายทางด้านความหลากหลาย ความเสมอภาค การผนวกรวม และการรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งในองค์กร
อย่างไรก็ตาม การเข้าถึงกลุ่มคนที่มีความสามารถหลากหลายนั้น ต้องใช้ความพยายามเชิงรุก ในการสร้างสายสัมพันธ์กับภาคส่วนอื่นที่มีการเชื่อมโยงกับกลุ่มคนที่มีความสามารถหลากหลาย เช่น กลุ่มชุมชน สมาคมวิชาชีพต่างๆ หรือใช้บริการจาก Outsource ที่ให้บริการสรรหาพนักงานได้อย่างมืออาชีพ
นอกเหนือจากการดึงดูดผู้มีความสามารถแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจได้ว่า วิธีการสรรหาพนักงานนั้นมีความโปร่งใส มีความยุติธรรมและเท่าเทียมกัน โดย Harvard Business Review มีแนวทางปฏิบัติเพื่อช่วยลดอคติในกระบวนสรรหาพนักงาน โดยองค์กรควรคำนึงถึงปัจจัยดังต่อไปนี้
มีความรอบคอบในการใส่รายละเอียดงาน (Carefully word job descriptions)
โดยรายละเอียดหรือคุณสมบัติควรใช้คำที่เหมาะสม ไม่เฉพาะเจาะจงหรือปิดกั้นโอกาสของผู้สมัคร หรือเป็นคำที่อาจสร้างความเข้าใจผิดในการสื่อสารไปยังผู้สมัครงานได้ ทำให้ผู้สมัครรู้สึกว่าตนเองไม่ตรงตามความต้องการ จนทำให้องค์กรพลาดโอกาสสำคัญในการดึงดูดคนที่มีความสามารถจริงๆ ไปได้
ใช้การสรรหาพนักงานแบบ “ปิดตา” (Use a “blind” application)
โดยวิธีการนี้ ผู้สรรหาพนักงาน จะมองไม่เห็นข้อมูลเบื้องต้นของผู้สมัคร สิ่งนี้จึงเป็นการลบอคติที่อาจเกิดขึ้นในการพบเจอกันครั้งแรกได้ โดยให้ผู้สรรหาพนักงานนั้นเจาะจงไปยังคุณสมบัติ ประวัติการทำงานที่แสดงให้เห็นถึงความสามารถที่แท้จริง มากกว่าพิจารณาจากเกณฑ์เบื้องต้นเท่านั้น
กำหนดมาตรฐานการสัมภาษณ์ให้เป็นไปในแนวทางเดียวกันทุกคน (Standardize interviews)
เพื่อให้ผู้สมัครงานแต่ละคนถูกถามด้วยมาตรฐานหรือชุดคำถามเดียวกัน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการสัมภาษณ์จะมุ่งเน้นไปที่ปัจจัยที่มีผลกระทบโดยตรงต่อประสิทธิภาพมากกว่าความชื่นชอบส่วนบุคคลของผู้สรรหาพนักงาน
โดยขั้นตอนสรรหาพนักงานนั้นถือเป็นความประทับใจแรกที่องค์กรสามารถใชเป็นกลยุทธ์ในการดึงดูดพนักงานใหม่ได้ ขั้นตอนนี้จึงมีความสำคัญและควรใส่ใจอย่างดีทีสุด ด้วยวิธีการที่เน้น D.E.I.B. เป็นศูนย์กลาง
การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ (Onboarding)
ในขั้นตอนของการเตรียมความพร้อมพนักงาน ถือเป็นโอกาสสำคัญในการสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของพนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานนั้นปรับตัวให้เข้ากับองค์กรให้ได้มากที่สุด ให้พนักงานใหม่มีความรู้สึกสบายใจในการเข้าร่วมกับองค์กร ได้รับการยอมรับ และกล้าที่จะแสดงความคิดเห็นใหม่ๆ กับงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างอิสระมากขึ้น
โดย HR สามารถพิจารณาตัวอย่างเหล่านี้ ไปปรับใช้ในขั้นตอนการเตรียมความพร้อมให้พนักงานได้ดังนี้
จับคู่พนักงานใหม่กับพี่เลี้ยง
เพื่อให้พนักงานมีคนคอยแนะนำ พาไปรู้จักกับเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ คอยตอบข้อสงสัย รวมถึงพาไปทานอาหารกลางวันหรือแนะนำสถานที่อำนวยความสะดวกต่างๆ ในบริษัทได้
ถามข้อมูลที่ไม่อยู่ในใบสมัคร
ข้อมูลในใบสมัครเป็นเพียงข้อมูลเบื้องต้นที่ไม่ได้ลงลึกถึงความต้องการภายใน หรือข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงกับความพนักงานที่ต่างมีความต้องการที่หลากหลาย เช่น อยากให้เรียกชื่อหรือใช้สรรพนามว่าอะไร มีข้อจำกัดใดบ้างทางด้านอาหาร เป็นต้น
แนะนำกลุ่มชมรมในที่ทำงาน
ในบริษัทที่สนับสนุนเรื่องความแตกต่างมักมีกลุ่มก้อนของพนักงานที่ชอบในสิ่งเดียวกันมารวมตัวกัน ในขั้นตอนการต้อนรับพนักงานใหม่ พี่เลี้ยงหรือ HR อาจสอบถามเพิ่มเติมถึงความชอบ งานอดิเรกต่างๆ เพื่อแนะนำพนักงานใหม่เกี่ยวกับกลุ่มชมรมที่มีในองค์กร ซึ่งเป็นการช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับที่องค์กรและเพื่อนร่วมงานได้เร็วขึ้น
ให้อิสระในพื้นที่ทำงาน
ข้อต่อไปคือให้พนักงานออกแบบพื้นที่ทำงานหรือโต๊ะของตัวเอง เพื่อเป็นพื้นที่ให้พนักงานใหม่ได้แสดงตัวตนความชอบของตนได้เต็มที่ ซึ่งสิ่งนี้นำมาซึ่งความรู้สึกสบายใจและผ่อนคลาย รวมถึงให้พนักงานปรับตัวได้ง่ายขึ้น
มีนโยบายวันหยุดลอยตัว
โดยวันนี้อาจกำหนดเป็นหยุดพิเศษสำหรับพนักงานแต่ละคน เช่น วันหยุดในวันเกิด วันสำคัญทางศาสนา เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถสร้างตารางการทำงานที่สอดคล้องกับวิถีชีวิต หรือประเพณีวัฒนธรรมของพวกเขาได้
ทำแบบสำรวจและตรวจสอบ
หลังจากพนักงานใหม่ทำงานผ่านไป -3-6 เดือน HR ควรทำการสำรวจพนักงานเพื่อที่จะได้เข้าใจว่าพนักงานสามารถปรับตัวเข้ากับที่ทำงานได้มากน้อยเพียงใด และเพื่อตรวจสอบว่าสิ่งที่พนักงานใหม่พบในที่ทำงานนั้น สอดคล้องกับสิ่งที่พวกเขาคาดหวังตั้งแต่เข้ามาสมัครที่นี่หรือไม่
Tip: กิจกรรมตัวอย่างที่สามารถสร้างได้ด้วย WellExp
-ต้อนรับพนักงานใหม่ด้วยการให้พอยต์เป็นของขวัญในการเข้ามาทำงานวันแรก
-สร้าง Quest ให้พนักงานได้เช็คอินที่ออฟฟิศเมื่อเข้ามาทำงานวันแรก และให้ถ่ายรูปกับทีมงาน ส่งกลับเข้ามาใน WellExp
-สร้าง Quest ให้พนักงานเดิน Walk Rally สำรวจส่วนต่างๆ ของออฟฟิศ
-สร้างคู่มือเตรียมพร้อมพนักงาน เพื่อ ให้พนักงานต่างสาขา หรือพนักงานที่เข้าออกงานในเวลาแตกต่างกันสามารถเรียนรู้ได้ทุกที่ทุกเวลาผ่าน WellExp
*โดยทุกกิจกรรมเมื่อทำเสร็จสิ้น สามารถตรวจสอบเพื่อให้พอยต์เป็นรางวัล เพื่อนำไปแลกสวัสดิการที่พนักงานแต่ละคนเลือกตามความต้องการของตนเองได้
การสร้างการมีส่วนร่วมในองค์กร (Engagement)
ขั้นตอนการมีส่วนร่วมของพนักงานถือเป็นขั้นตอนชี้วัดที่สำคัญว่า ว่าองค์กรจะสามารถสร้างหรือทำลายประสบการณ์การทำงานของพนักงาน เพราะขั้นตอนนี้ถือเป็นช่วงเวลายาวนานมากที่สุด การกระตุ้นการมีส่วนร่วมของพนักงานจึงควรเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ตราบใดที่พนักงานยังอยู่ในองค์กร โดยองค์กรสามารถสนับสนุนความหลากหลายในที่ทำงาน เช่น การมีชมรมของกลุ่มพนักงานที่มีความชอบหรืองานอดิเรกที่เหมือนกัน การจัดกิจกรรมที่คนในองค์กรทุกระดับและต่างสาขาสามารถเข้าร่วมได้
Tip: กิจกรรมตัวอย่างที่สามารถสร้างได้ด้วย WellExp
-สำรวจความต้องการพนักงาน ให้พนักงานแสดงความคิดเห็นต่างๆ ได้อย่างอิสระ โดยสร้างเป็น Quest ให้พนักงานตอบแบบสอบถาม
-มีช่องทางให้พนักงานปรึกษาหรือรายงานพฤติกรรมที่ส่งผลต่อ D.E.I.B. ต่อผู้บังคับบัญชาโดยตรง ผ่านฟีเจอร์ Counselling
-สร้าง Quest ให้พนักงานอวยพรวันเกิดเพื่อนร่วมงานผ่านสื่อออนไลน์ และส่งหลักฐานเป็นภาพแคปหน้าจอส่งกลับเข้ามาใน WellExp
-สร้างการประชาสัมพันธ์สินค้าและบริการขององค์กร ด้วยให้พนักงานแบ่งปันโพสต์ของทางบริษัทบนสื่อออนไลน์ของตนเอง และส่งหลักฐานกลับเข้ามาใน WellExp
*โดยทุกกิจกรรมเมื่อทำเสร็จสิ้น สามารถตรวจสอบเพื่อให้พอยต์เป็นรางวัล เพื่อนำไปแลกสวัสดิการที่พนักงานแต่ละคนเลือกตามความต้องการของตนเองได้
การเรียนรู้และพัฒนาทักษะ (Learning & Development)
เมื่อต้องการส่งเสริมความหลากหลายในที่ทำงาน การฝึกอบรมพัฒนาทักษะก็ควรมีหลากหลาย แตกต่างตามความต้องการและความสามารถของแต่ละบุคคลเช่นเดียวกัน เพราะแต่ละคนอาจมีพื้นฐานความรู้ ประสบการณ์ทำงานที่แตกต่าง การมีทางเลือกให้พนักงานได้เรียนรู้ในสิ่งที่ตนเองต้องการ จึงเป็นวิธีการที่ตอบโจทย์ความหลากหลายได้ดีที่สุด ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าเป็นเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับเนื้องานในปัจจุบัน ซึ่งสามารถนำไปใช้โดยตรงกับบทบาทประจำวันของพนักงาน ก็จะช่วยให้การเรียนรู้สามารถนำไปใช้ปฏิบัติได้ทันที
อีกหนึ่งปัจจัยที่ควรให้ความสำคัญคือสภาพแวดล้อมในการเรียนรู้ ที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้อย่างสะดวก ไม่มีอุปสรรค เพราะในตอนนี้รูปแบบการทำงานนั้นมีความหลากหลาย บางองค์กรมีนโยบายการเข้างานไม่ตรงกัน หรือพนักงานบางตำแหน่งอาจต้องทำงานแบบ Hybrid, Remote, Work from Home และ Non-desk ซึ่งเป็นไปไม่ได้เลยที่จะให้ทุกคนมารวมตัวกันในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งพร้อมกัน ดังนั้นเครื่องมือและเทคโนโลยีการเรียนรู้ที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ทุกเวลาจึงเป็นสิ่งสำคัญในยุคนี้
ขั้นตอนต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นหลังจากที่ Employee แจ้งลาออก (Offboarding)
แม้ว่าการลาออกของพนักงานที่มีความสามารถ เป็นเรื่องที่องค์กรไม่อยากให้เกิดขึ้นอย่างไรก็ตาม HR และองค์กรสามารถเป็นผู้สนับสนุนให้พนักงานได้เติบโตก้าวหน้าในเส้นทางอาชีพ โดยสิ่งที่ทำได้คือ ใช้โอกาสนี้ในการสำรวจประสบการณ์การทำงานโดยขอความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา ว่าองค์กรควรจะให้การสนับสนุน กระตุ้นการมีส่วนร่วม และส่งเสริมความรู้สึกเป็นเจ้าของในด้านใดเพิ่มบ้าง หรือปรับปรุงในด้านใด เพื่อนำข้อเสนอแนะนี้ มาช่วยพัฒนากลยุทธ์ D.E.I.B. ได้
โลกการทำงานในปัจจุบันเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว นั่นหมายถึง HR และผู้นำจะต้องตระหนักถึงกลยุทธ์ D.E.I.B. ว่าจะจัดการอย่างไรในโลกของการทำงานที่เป็นสากล ด้วยสังคมที่เป็น Hybrid การมีหลายเจเนอเรชั่นในองค์กร D.E.I.B. จะสามารถตอบสนองความต้องการของพนักงานที่เป็นกำลังขับเคลื่อนสำคัญขององค์กรอย่างไร
ข้อมูลอ้างอิง:
https://www.cultureamp.com/resources/diversity-inclusion/hr-s-complete-guide-to-diversity-equity-and-inclusion
https://dpglearn.co.uk/blog/learning-and-development/l-d-s-role-in-diversity-and-inclusion