"การตั้งเป้าหมาย" ถือเป็นหัวใจในการการดำเนินธุรกิจ เพราะจะเป็นสิ่งที่ทำให้ทุกคนในองค์กรได้ยึดมั่น ในการขับเคลื่อนองค์กรไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ร่วมกัน โดยส่วนหนึ่งของการตั้งเป้าหมายที่ดีนั้น คือการตั้งเป้าหมายให้พนักงาน (Employee Goal Setting) เพราะจะเป็นตัวกำหนดกระบวนการตามบทบาทความรับผิดชอบ เพื่อให้พนักงานในองค์กรทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดำเนินงานไปในทิศทางเดียวกันกับองค์กร
โดยประเภทของตั้งเป้าหมายให้พนักงานนั้นๆ สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ ด้วยกันคือ เป้าหมายที่โฟกัสที่ผลลัพธ์เป็นหลัก (Performance goals) และเป้าหมายเพื่อการพัฒนา (Developmental goals)
สำหรับการตั้งเป้าหมายให้พนักงานที่เน้นผลลัพธ์เป็นหลัก (Performance goals) HR และองค์กรต้องสร้างวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน เฉพาะเจาะจงและวัดผลได้ โดยมีความหมายรวมกันใน 3 ด้านดังนี้
1. เป้าหมายด้านผลิตผล (Output and results goals) เป้าหมายในด้านนี้นี้มุ่งเน้นการตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดออกมาเป็นตัวเลขหรือปริมาณได้ หรือเป็นเป้าหมายที่คาดหวังให้พนักงานนั้นทำให้สำเร็จ เช่น เพิ่มยอดขาย 10 % เมื่อเทียบกับปีที่แล้ว
2. เป้าหมายด้านความสามารถ (Competency goals) เป้าหมายในด้านนี้มุ่งเน้นไปที่วิธีการที่พนักงานใช้ปฏิบัติตามบทบาทและหน้าหน้า รวมไปถึงมุ่งมั่นที่จะสร้างผลงานและผลผลิตออกให้ทะลุเป้า เช่น การวางแผนกำหนดกลยุทธ์ในการเพิ่มยอดขายให้ได้ 10 %
3. เป้าหมายด้านพฤติกรรม(Behavioral goals) เป้าหมายด้านนี้มุ่งเน้นไปที่พฤติกรรมพึงประสงค์ที่ HR และองค์กรอยากเห็นในตัวพนักงานในขณะที่ดำเนินการตามหน้าที่ความรับผิดชอบนั้นๆ เช่น การติดต่อแนะนำสินค้าให้แก่ลูกค้าใหม่ และติดตามผลตอบรับจากลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ
สำหรับเป้าหมายเพื่อการพัฒนานั้น (Developmental goals) มุ่งเน้นไปที่การเรียนรู้เพื่อเพิ่มทักษะทำงาน (Hard Skill) หรือปรับพฤตกรรมเพื่อความเป็นอยู่ของชีวิตที่ดีขึ้น (Soft Skill) เช่น การเรียนซอฟแวร์ใหม่เพื่อใช้ในการติดต่อสื่อสารเมื่อต้องทำงานทางไกล การจัดการความเครียดในช่วงของการระบาด เป็นต้น
โดยการกำหนดเป้าหมายของพนักงาน เป็นความรับผิดชอบที่สำคัญสำหรับองค์กร เพราะไม่ใช่เพียงแค่การกำหนดเป้าที่สามารถวัดผล แต่ยังต้องช่วยส่งเสริม ชี้นำ และสนับสนุนให้เกิดการพัฒนาด้วย เป็นกระบวนการที่ผู้นำและพนักงานต้องอาศัยพึ่งพากัน ตามขั้นตอนทั้ง 7 ประการดังนี้
1. ไปด้วยกันไปได้ไกล (Employee Goal and Company Goal Alignment)
อย่างแรกเลยที่จะทำให้พนักงานบรรลุเป้าหมายในการทำงาน เพื่อให้องค์กรประสบความสำเร็จ เป้าหมายของพนักงานกับองค์กรควรดำเนินไปด้วยกัน หรือเป้าหมายของพนักงานนั้นต้องเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร โดยสามารถใช้วิธีการถ่ายทอดเป้าหมายและตัวชี้วัดจากบนลงล่าง(Goal Cascading) ซึ่งแบ่งออกได้ใน 3 รูปแบบด้วยกัน
รูปแบบแรก หัวหน้าและพนักงานมีเป้าหมายและตัวชี้วัดเดียวกัน มีความรับผิดชอบต่อความสำเร็จร่วมกัน
รูปแบบที่สอง เป้าหมายและตัวชี้วัดถูกแบ่งจากหัวหน้าไปยังพนักงานเป็นส่วนย่อย กล่าวคือพนักงานแต่ละคนจะรับผิดชอบต่อตัวชีวัดและเป้าหมายคนละส่วนกัน จากนั้นนำผลงานที่ได้แต่ละส่วน จะรวมเป็นผลงานของทีม
รูปแบบที่สาม คือตัวชี้วัดและเป้าหมายเป็นคนละตัวกับหัวหน้า รูปแบบนี้จะเป็นการถ่ายทอดเป้าหมายโดยทางอ้อม โดยพนักงานแต่ละคนจะโดนพิจารณาเฉพาะงานที่ตนได้รับมอบหมาย เพื่อให้บรรลุต่อเป้าหมายของหัวหน้าที่ได้รับมอบหมายมาจากองค์กรอีกที
2. เปิดอกพูดคุย (Open A Group Discussion)
เมื่อทั้งหัวหน้าและพนักงานได้ทราบถึงเป้าหมายโดยรวมของบริษัท ก็ถึงเวลาที่แต่ละทีมต้องมาประชุมย่อยร่วมกัน เพื่อกำหนดกลยุทธ์และแผนการให้เป็นไปตามเป้าโดยรวม โดยการประชุมนี้ควรให้พนักงานแต่ละคนได้ทบทวนศักยภาพของตนเองว่ามีและขาดในเรื่องใด เพื่อให้ HR หรือองค์กร สามารถให้การสนับสนุนทักษะต่างๆ เพื่อนำมาใช้ในการทำงานให้สำเร็จลุล่วงไปตามเป้า
3.กำหนดแผนพัฒนา (Setting the developmental plan)
เมื่อทุกคนเห็นด้วยกับเป้าหมายที่วางไว้ ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดแผนพัฒนา โดยต้องมีการสร้างแผนการทีละขั้นตอน ระบุให้ชัดเขนว่าต้องใช้ทรัพยากรใดบ้าง ซอฟแวร์ใดที่ต้องเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้อง เอกสารการฝึกอบรมที่จำเป็น ช่วงเวลาการติดตามผล และกำหนดช่วงเวลาปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอนไปจนถึงเป้าหมายที่ชัดเจน
4.กำหนดบทบาทหน้าที่ (Function task assignment)
เมื่อมีแผนการตามที่วางไว้ ขั้นตอนต่อไป คือการกำหนดบทบาทหน้าที่ให้กับพนักงานตามความสามารถของแต่ละคน หรือหากพนักงานจำเป็นต้องเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ก็สามารถกำหนดเป็นหัวข้อบทเรียนที่พนักงานคนนั้นๆ ต้องฝึกอบรม
และเพื่อให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันที่ยังต้องรักษาระยะห่าง การอบรมในห้องรวมอาจไม่เหมาะกับสถานการณ์ช่วงนี้ HR หรือองค์กรสามารถพิจารณานำคอร์สออนไลน์ต่างๆ มาส่งเสริมและสร้างทักษะใหม่ๆ ให้กับพนักงาน โดยสามารถใช้เทคโนโลยีที่สามารถสร้างและมอบหมายงานให้พนักงานทำตามเป็นขั้นตอนได้ อีกทั้งเทคโนโลยีดังกล่าวยังสามารถสร้างการติดตามผลของการเรียน หรือติดตามผลของการทำงาน เพื่อเป็นข้อมูลให้ฝ่ายบริหารติดตามความก้าวหน้าของงานได้
5. ทำให้เห็นเด่นชัด (Post it on board)
กระบวนการที่กระตุ้นให้เกิดการปรับพฤติกรรม มักจากการทำซ้ำ การย้ำเตือนให้เห็นในทุกวัน ดังนั้นวิธีการที่สามารถสร้างแรงผลักดันในการทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้ง่ายๆ ก็คือ การติดประกาศเพื่อให้ทุกคนได้เห็นเด่นชัด เห็นทุกวัน เพื่อช่วยกระตุ้นย้ำเตือนถึงเป้าหมาย ที่ทุกคนต้องมีส่วนรวมลงมือและลงแรงไปด้วยกัน
6.ตามติดใกล้ชิดกับปัญหา (Consistent Progress Updates)
ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี การติดตามความก้าวหน้าอย่างสม่ำเสมอเป็นเรื่องสำคัญ เพราะสามารถตรวจสอบถึงข้อจำกัด หรืออุปสรรตที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการทำงาน และหาหนทางแก้ไขได้ทันท่วงที อีกทั้งยังเป็นการสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าและพนักงานให้มากขึ้น และยังช่วยกระตุ้นให้เกิดการสื่อสารอย่างเปิดอก เพื่อหาทางแก้ไขปัญหาอุปสรรคนั้นๆ
7. ทำดีต้องมีรางวัล (Recognition & Reward)
ความสำคัญของการให้รางวัลพนักงาน ที่สามารถทำผลงานได้ตามเป้านั้น ไม่ใช่เพียงการให้ของขวัญ หรือการประกาศยกย่องในที่ประชุม แต่ยังเป็นการแสดงให้เห็นว่าองค์กรนั้นให้ความสำคัญกับความความมุ่งมั่นตั้งใจของพนักงานเพียงใด
ยิ่งไปกว่าการที่องค์กรนั้นมีกิจกรรมยกย่องเชิดชูและให้รางวัลพนักงาน ยังสามารถเพิ่มคุณค่าในการทำงาน เพิ่มความผูกพันต่อองค์กร และช่วยลดอัตรการลาออกได้ ซึ่งตามรายงานพบว่า องค์กรที่มีกิจกรรมยกย่องให้รางวัลพนักงาน และมีโครงการให้การเรียนรู้เพื่อพัฒนาทักษะนั้น ผลิตผล (Productivity) ของพนักงานเพิ่มขึ้น 63% มีผลตอบแทนจากกำไร 58% สามารถรักษาลูกค้าได้ 52% และการรักษาพนักงานขององค์กรได้ 51%
จะเห็นได้ว่า การกำหนดเป้าหมายพนักงานเพื่อให้ได้ผลดีนั้น ต้องควบคู่ไปกับการสร้างแรงจูงใจให้พนักงาน โดยแรงจูงใจที่ดีนั้นควรเป็นสิ่งที่สามารถตอบโจทย์ความต้องการของพนักงานแต่ละคน โดยเฉพาะในช่วงเวลา 2 ปีที่ผ่านมานั้นพนักงานต้องเผชิญกับวิกฤตการณ์ระบาด ทำให้แต่ละคนต้องประสบกับปัญหาที่แตกต่างกัน การให้รางวัลในการทำงานเพื่อบรรเทาปัญหาหรือทำให้คุณภาพชีวิตดีขึ้น ก็เป็นแรงกระตุ้นอย่างหนึ่งให้พนักงานกลับมามีพลังในการทำงานเพื่อขับเคลื่อนองค์กรให้สำเร็จไปด้วยกัน
ข้อมูลอ้างอิง
https://www.paychex.com/articles/human-resources/7-tips-for-effective-employee-goal-setting
https://www.businessnewsdaily.com/15865-employee-goal-setting.html