เตรียม onboarding อย่างไร ให้มีประสิทธิภาพแม้ต้องทำผ่านออนไลน์ ?

อัปเดตเมื่อ 3 พ.ย. 2564



โปรแกรม Onboarding หรือการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานใหม่ถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งที่บริษัทควรให้ความสนใจ เนื่องจากกว่าการเตรียมความพร้อมที่ว่านั้นก่อให้เกิดผลดีมากมายทั้งต่อตัวพนักงานเอง และทั้งต่อบริษัท โปรแกรมให้ความพร้อมที่ดีจะสร้างความประทับใจแรกให้กับพนักงาน จะทำให้พวกเขารู้สึกดีต่อบริษัทและรู้สึกมีกำลังใจ มีความตั้งใจที่จะทำงานอย่างเต็มที่และสุดความสามารถ นอกจากนี้ยังสร้างสัมพันธ์ที่ดีต่อองค์กรและพนักงานอีกด้วย และที่สำคัญที่สุดก็คือ จะทำให้อัตราการลาออกของพนักงานลดน้อยลงและทำให้พนักงานอยู่กับบริษัทไปได้นานยิ่งขึ้น ทั้งนี้เราจะเห็นได้เลยว่าโปรแกรมเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่นี้มีความสำคัญอย่างมาก


แต่ถ้าหากการจัดอบรมพนักงานใหม่ต้องทำผ่านออนไลน์ล่ะ ? หากเราไม่สามารถติดต่อสื่อสารกันแบบต่อหน้า หรือมีปฏิสัมพันธ์กันในที่ทำงานได้เหมือนเคยอันเนื่องมาจากสถานการณ์โควิดตอนนี้ล่ะ เราจะสามารถทำโปรแกรม onboarding ผ่านออนไลน์อย่างไรให้มีประสิทธิภาพได้ดีเหมือนเช่นเคย

อย่างที่กล่าวไปนั้นว่าสถานการณ์โรคระบาดในปัจจุบันทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงไปอย่างมากในทุกแง่มุมของชีวิต การทำงานของ HR ก็เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่งในการปรับตัวที่จะต้องทำงานกับคน แต่เปลี่ยนรูปแบบมาเป็นการสื่อสารผ่านเทคโนโลยีแทนการพูดคุยต่อหน้าแบบเดิม วันนี้ WellExp จึงนำเทคนิคดี ๆ ในการสร้างโปรแกรม onboarding แบบออนไลน์เพื่อให้มีประสิทธิภาพสอดคล้องกับยุคเทคโนโลยีและการทำงานแบบทางไกลเช่นนี้กัน

1. เทคโนโลยีต้องพร้อม เทคโนโลยีในที่นี้หมายถึงทั้ง hardware และ software บริษัทจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ที่จัดให้พนักงานไปนั้นมีประสิทธิภาพและไม่ขัดข้อง รวมถึงโปรแกรมต่าง ๆ ที่จะใช้ในการพูดคุยนั้นถูกติดตั้งไว้อย่างเรียบร้อย และจะไม่มีปัญหาขัดข้องใด ๆ ทีหลัง บริษัทอาจจัดให้มีการพูดคุยระหว่างพนักงานใหม่และฝ่าย IT เพื่อให้มีการชี้แจงเรื่องต่าง ๆ ในการใช้อุปกรณ์อย่างละเอียด


2. กำหนดเวลาชัดเจน การเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่นั้นอาจจะกินเวลาในช่วงวันแรก ๆ รวมถึงอาทิตย์แรกของการทำงาน และที่สำคัญหากเป็นการทำผ่านออนไลน์จึงจำเป็นอย่างมากที่จะต้องมีตารางเวลาที่แน่นอนให้พนักงานใหม่ได้ทราบ ว่าวันไหน เวลาใดจะมีการเข้าอบรม รวมถึงการแจ้งให้ทีมที่เกี่ยวข้องทราบถึงตารางนี้ด้วยก็จะเป็นการดี เพื่อที่จะได้มีการเข้ามาแนะนำตัวกับพนักงานใหม่และมีการพูดคุยกันด้วย


3. หมั่นติดต่อสื่อสารอยู่เสมอ การเข้ามาเป็นพนักงานใหม่ในช่วงที่ต้อง work from home อาจทำให้พนักงานใหม่รู้สึกหลงทางได้ เนื่องจากการทำงานที่ไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์กันเหมือนการทำงานที่บริษัทอย่างเดิม ดังนั้นบริษัทจะต้องแก้ปัญหาตรงนี้ โดย..

  • ให้เพื่อนร่วมงานสักคนเป็นบัดดี้กับพนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานได้มีคนคอยพูดคุยรวมถึงถามคำถามเบสิคต่าง ๆ เกี่ยวกับบริษัท

  • ให้ลิสต์รายชื่อคนที่สำคัญต่อการติดต่อสื่อสารเรื่องต่าง ๆ ในลิสต์รายชื่อนั้นจะมีชื่อ ช่องทางการติดต่อ รวมถึงหน้าที่รับผิดชอบต่าง ๆ เพื่อให้พนักงานใหม่ได้ทราบว่าหากเกิดปัญหาอะไรขึ้นควรไปติดต่อและพูดคุยกับใคร

  • หัวหน้าทีมควรติดต่อสื่อสารบ่อย ๆ และต้องบอกความคาดหวังในตัวพนักงานใหม่ให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้เกิดความคลุมเครือและสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน


4. การมีส่วนร่วมสำคัญที่สุด

  • เริ่มโปรแกรมด้วยการถามความคิดเห็นของปัญหาที่พนักงานได้พบเจอในระหว่างการทำงานแบบ work from home

  • สร้างบรรยากาศให้เป็นไปแบบสบาย ๆ ไม่ทางการ เพื่อให้พนักงานรู้สึกรีแล็กซ์ที่สุด

  • เพิ่มความสนุกสนานด้วยควิซเล็ก ๆ โดยการให้พนักงานคนอื่น ๆ ลองทายข้อมูลของพนักงานใหม่ดูเพื่อให้เกิดการทำความรู้จัก


5. อย่าลืมติดตามผล บางครั้งการทำ onboarding แบบออนไลน์ก็ไม่ได้เวิร์คกับทุกคน เพราะเนื่องจากสภาพแวดล้อมที่ทำงานนั้นต่างกัน ดังนั้นเพื่อสร้างความพึงพอใจต่อพนักงาน ทีมHR สามารถทำแบบสำรวจเพื่อสำรวจความต้องการและความพึงพอใจเพื่อนำไปพัฒนาและปรับปรุงต่อ


สุดท้ายนี้จะเห็นได้ว่าการ onboarding แบบออนไลน์ในยุคนี้ต้องอาศัยการปรับเปลี่ยนให้เข้ากับสถานการณ์เป็นอย่างมาก หากยังทำแบบเดิม ๆ ไม่มีการพัฒนาและปรับให้เข้ากับพนักงานและสถานการณ์จะส่งผลลบต่อบริษัทอย่างแน่นอน เพราะอาจจะเป็นการสร้างความไม่ประทับใจและทำให้พนักงานรู้สึกไม่สอดคล้องกับองค์กร ซึ่งจะส่งผลต่อการลาออกและประสิทธิภาพของผลงานได้ ดังนั้นการปรับตัวของทีมในการช่วยคิด วางแผนสร้างโปรแกรมเตรียมความพร้อมให้พนักงานให้เท่าทันกับสถานการณ์โลกจึงมีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง

ข้อมูลจาก : https://bit.ly/37jAyP8

:https://bit.ly/3A6unKC