การประชุม ถือเป็นอีก หนึ่งในกิจกรรมประจำที่แทบทุกออฟฟิศจะใช้เวลามากเป็นพิเศษ และด้วยตำแหน่งของการเป็นผู้บริหารนั้น ก็ย่อมทำให้หลายๆ คนที่เข้าประชุมด้วยคาดหวังอยู่ไม่น้อย ว่าจะเป็นคนที่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดีในการประชุมได้ หรือสามารถเป็นผู้นำประชุมให้มีประสิทธิภาพได้
เมื่อเป็นเช่นนี้แล้ว ในการเข้าประชุมของผู้เป็นผู้บริหารหรือหัวหน้างานนั้น จำเป็นต้องมีการเตรียมตัวเช่นกันว่าต้องเข้าประชุมอย่างไรเพื่อให้คนอื่นรู้สึกถึงความเป็นมืออาชีพ และมีภาวะผู้นำที่ดี
1. รักษาเวลา
แม้ว่าผู้นำประชุมจะเป็นผู้มีตำแหน่งอาจจะสูง แต่หากมีการเข้าประชุมสาย ไม่รักษาเวลาบ่อยครั้ง อาจทำให้ทีมงานเสียเวลา และ ทำให้รู้สึกไม่มีความกระตือรื้อร้นตามมาได้ หากเกิดเหตุการณ์นี้เป็นเรื่องปกติ จะส่งผลให้เกิดภาพจำที่เป็นภาพลักษณ์ที่ไม่ดีในสายตาทีมงาน ส่งผลต่อความเกรงใจ และ ความเคารพต่อผู้นำ ดังนั้นแล้ว การรักษาเวลายังคงเป็นเรื่องสำคัญ เมื่อว่าจะอยู่ในฐานะผู้บริหารก็ตาม
2. ดูข้อมูลก่อนเข้าประชุม
การอยู่ในตำแหน่งผู้บริหารนั้นมักมีเรื่องให้ต้องรับทราบและพิจารณามากมาย จนหลายครั้งอาจทำให้ไม่ทันได้เตรียมตัวล่วงหน้า แต่หากผู้บริหารเข้าประชุมโดยไม่ทราบข้อมูลเบื้องต้นเลย ทำให้คนอื่นต้องมาย้อนอธิบายในที่ประชุมอีกรอบหนึ่ง จะเป็นการเสียเวลา และแม้จะไม่ได้ดูเป็นข้อบกพร่องใดๆ แต่หากผู้บริหารสามารถนำประชุมได้โดยสามารถเริ่มพิจารณาเรื่องราวทั้งหมดได้ทันที จะทำให้ทีมงานมีความเชื่อมั่นว่าผู้นำของตนได้รับทราบเรื่องราวมาก่อน มีการเตรียมตัวที่ดี และส่งผลให้เกิดความรอบคอบในการทำงานของทีมงานมากขึ้น
ทางที่ดีแล้วควรจะสอบถามคนนัดประชุม คนที่เชิญเข้าประชุมว่ามีหัวข้ออะไร ครั้งที่แล้วประชุมถึงไหน คราวนี้ต้องการอะไรจากตัวเรา เพื่อที่จะได้เข้าประชุมไปแล้วไม่ต้องเสียเวลาเยอะ แล้วเข้าประเด็นสำคัญๆ ได้เลย
3. กำกับการประชุมให้เป็น
เมื่อเป็นผู้บริหารแล้ว หลายครั้งก็จะเป็นคนที่มีบทบาทสำคัญในห้องประชุม และมาพร้อมกับการที่ต้องกำกับการประชุมให้อยู่กับร่องกับรอย ไม่ออกทะเล ไม่คุยกันข้ามประเด็น สลับไปมา ซึ่งนั่นเป็นบทบาทสำคัญที่จะทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพ ไม่เสียเวลาจนเกินไป ถือเป็นสิ่งที่คนนำประชุมจะต้องฝึกอยู่เสมอ เพราะยิ่งกำกับการประชุมได้ดีก็จะทำให้การประชุมมีความกระชับ รวดเร็ว และผู้เข้าประชุมได้รู้สึกว่าเป็นการทำงานที่ได้งาน และอาจจะนำไปสู่การเคารพจากคนอื่นๆ ที่ร่วมประชุมด้วยนั่นเอง
4. สร้างการมีส่วนร่วม เลี่ยงการเอาตัวเองเป็นที่ตั้ง
ในระหว่างประชุมนั้น หากเป็นผู้บริหาร ที่เอาแต่พูดโดยไม่รับฟังคนอื่น หรือการเอาความคิดตัวเองเป็นที่ตั้งแล้วก็คงเป็นสิ่งที่ดูไม่ดี โดยเฉพาะหากการประชุมที่ต้องตัดสินใจ หรือควรจะฟังความเห็นต่างๆ เป็นสำคัญ และในทางกลับกันนั้น การประชุมที่ดีควรจะเกิดจากการมีส่วนร่วมของคนเข้าประชุม ซึ่งนั่นทำให้เราควรจะหมั่นถามความคิดเห็นจากคนอื่นๆ สร้างการมีส่วนร่วมจากคนที่เข้าประชุมด้วยไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งระดับเดียวกันหรือต่ำกว่า เพื่อให้ดูว่าเรานั้นมีการเปิดกว้างทางความคิด รับฟังผู้อื่นนั่นเอง
แม้จะอยู่ในตำแหน่งผู้บริหาร มีทีมงานตระเตรียมข้อมูลให้ หรือ รายงานข้อมูลต่างๆให้ แต่การรักษาเวลา การเตรียมตัวล่วงหน้า และ มีทักษะของความเป็นผู้นำที่สามาถควบคุมสถานการณ์ในการประชุมได้อย่างดี จะสามารถสร้างภาพลักษณ์ ที่ดูน่าเชื่อถือ และส่งผลให้ทีมงานมีความกระตือรือร้นในการทำงานมากขึ้นได้อีกทางหนึ่ง